副支配人として感じる「無駄な業務」と疲労の要因 — 効率的な仕事の進め方を考える
こんにちは、ゆーぞーです。
先日、私は体調を崩してしまいました。
要因はいくつか考えられますが、その一つとして「副支配人」という役職柄、
ややこしい案件が流れてくることが多いことが挙げられます。
本音を言えば、「これって現場レベルで対応できるんじゃないの?」と思うような案件が多々あります。
今回のブログでは、その一例を紹介したいと思います。
セールス担当のTさんからの相談
先日、セールス担当のTさんからこんな相談を受けました。
内容は、翌日にご来場予定のお客様がチェックイン時にクレームを言ってくるかもしれないというもの。
原因は、お客様の予約が重複していたため、
その旨を電話で案内したところ「既にキャンセルしているはずだ!」とお叱りを受けたとのことでした。
実際はこちらでキャンセル処理を行っていたものの、翌日公休日のため、私に相談してきたのです。
Tさんは「支配人に連絡した方が良いでしょうか?」と心配していましたが、
正直この相談を受けた私は内心モヤモヤしてしまいました。
この相談、私に必要?
私の考えでは、こんな内容であれば当日公休日だったセールスマネージャーのIさんへメールで状況を共有し、
フロントスタッフと支配人をCCに入れて送れば良い話です。
なぜわざわざ私にまで相談が来るのか理解に苦しみました。
その旨をTさんに伝えましたが、その後Tさんは何と30分以上かけてメールを作成。
確認してみると、時系列で細かく長い文章を作っていたのです・・・
私は「要点だけ簡潔に書けばいい」と指示を出しましたが、結局無駄に時間がかかる結果となりました。
無駄を減らし、効率を上げるべき理由
このように、私がもっと早く帰れるはずの日に無駄な業務が加わり、帰れなくなることもしばしば。
正直、このような無駄な仕事に時間を割いているTさんは、まず自分の業務の効率化を考えるべきです。
仕事が終わらない理由がここにあるのです。
もちろん、この指導はセールスマネージャーのIさんの役割です。
しかし、これまで私がこの事業所のセールスチームに抱いていた疑念が、この1件を通じて明確になりました。
皆が忙しい中、無駄な長文メールを送ることこそ、他のスタッフにとって迷惑なのです。
まとめ
今回の件は、私が副支配人として感じている「無駄な業務」の一例に過ぎません。
本来、各自が考え、効率的に業務を進めることで、私のような多忙な役職者にも配慮ができるはずです。
こうした無駄を省くためには、各自が自分の業務を見直し、合理的に進める姿勢が必要です。
最後までお読み頂きありがとうございます。
では次回のブログもお楽しみに。
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